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【企业风险防范】中小企业法律风险管控——印章篇
  发表日期:2016/8/2 浏览次数:2936次    分享到:

中小企业法律风险管控——印章篇

作者:祝传文

 

说到中小企业法律风险管控,就不得不提公司印章的管理。

因为大公司对公章等印章的管理有一套非常严格的管控程序,而中小企业却往往忽略了这一看似不起眼的细节,往往会认为自己的企业小无所谓。但往往是这些看似细枝末节、不伤大雅的细节,往往会给中小企业后面的成长、发展之路带来致命的打击。


【警醒案例】

前不久,笔者接到一个中小企业所涉民间借贷纠纷的上诉案,这其中的最大的问题点就是出在公章上面。因为公章的问题导致其一审判决输了官司,二审程序虽朝着对其有利的方向发展,但其仅有的账面周转资金却被冻结了半年之久,导致其企业处于全面停产的状态。看着他忧心忡忡、急的上串下跳画面,吾虽不忍,但这一切均是由于其缺乏必要的法律常识及疏于管理所导致的结果,各位中小企业主不妨引以为戒。

董某同林某二人于20146月创办一家新型材料公司,公司内部约定不允许第三人参股公司,但并未明确否定股东代他人持股。公司刚开始刻有一枚带有公司注册号的公章,但虽后8月份公司按照要求刻有新的正式公章,并让股东林某将原有公章销毁。

随后,林某为增持公司股份,通过战友章某的介绍认识了王某。于是三人商议,各自投资100万该新型材料公司,而章某、王某通过林某代位持股,作隐名股东。该钱由王某出,林、章二人各向其借款100万元。并于当天立下字据2张,分别为收条一张及借条一张,内容分别为“今收到王**投资***公司,投资款壹佰万元整(¥1000000.00),(注:此款以银行转账为准),收款人:林**”、“今借到王**人民币贰佰万元整(¥2000000.00),此款用于投资***公司建厂。(注:此款以银行转账为准),借款人:林**、章*”,两张收据均注明了该新型材料公司的账户号。后王某依约向公司及林某个人账户分别转账230万元及30万元,共计260万元。

各位中小企业老板看到这里可能会觉得这跟公司没有任何关系,从字面理解的意思来说无非是一个借款协议和一个代持股协议吗,不应该牵涉到公司啊。

但问题出现了:首先,在王某的要求下,林某将公司让其销毁的之前公章加盖在该两张字据上。而更为严重的是林某在公司不知情的情况下偷偷将王某汇入公司账户的230万元私自转出160万元以支撑自己的高消费。

当王某找到林某,而林某又无力偿还这些钱时,且此时公司经营状况也不是很好。于是王某启用了第二套方案,直接以公司加盖了公章、及欠款汇入公司账户、并企图忽略收条与收据的字面意思,认定为其当初的欠款是借给公司的,要求公司偿还该借款,且冒出来月息3分的说法。公司当然不干了,于是王某将该新型材料公司诉至法院,要求该公司偿还借款及利息,并冻结了公司账户。

就当该公司所请的法律服务工作者很自信地认为该案案情明显,公司不应承担该借款责任之时,法院结合林、章的陈述,及加盖的公章和资金汇入公司账户的事实,判决为林、章、公司的一个共同借款行为,让公司承担连带责任。

快到上诉期满时,该公司通过朋友介绍找到我们,我们认真分析案情及详细了解事实之后,我们作为其代理人向一审法院提交了上诉状。随后准备了近10页的证据清单,从字据的字面意思理解、公章的合法性、到借款的流向、已离职财务人员的当庭证言、以及一审2次开庭的三人陈述的前后达十几处的矛盾陈述等等,想借此推翻一审法院的认定。

虽已开庭,但本案目前仍未作出判决,对此不对其案件本身作过多评价。

但通过该案,我们广大的中小企业老板是否应该深刻反思一下自己单位的公章管理是否出现如此混乱的局面,是否在不久的将来可能会给公司造成致命一击呢?


【提高意识,严格管控】

欧美国家是不用签章的,基本都是签名。中国不同于欧美国家,签章是一个历史延续下来的传统,所以名人有自己的专属印章,而作为法人的公司拥有自己的合法公章。

一、公章的加盖代表着相应法律责任的承担,是不能随意乱签乱盖的。

记得之前在公司做人力资源部经理时,就有一个员工利用跟管里公章人员的关系,将一些公司不认可的文件偷偷加盖公章,而最终导致公司在与该员工的劳资纠纷诉讼中全面败诉的惨况。记得当时法院的表述是,企业有自己的管理经营制度,对于公章的管控属于企业内部经营问题,既然加盖了公章就应承担相应的法律责任,而不能以公司内部管理不善而阻却法律责任的承担。

还有一个案例,某甲在一次交通意外中受伤,通过朋友找到一家公司给其出具了一份工作证明及工资证明,以期在交通事故理赔中寻求高额的残疾补助金及误工费的补偿。但随后发生的事让其朋友丢掉了来之不易的工作,也给该公司带来了一定的经济损失。该甲在获得满意的交通事故理赔之后,不知从哪里得到“高人”指点,要求回那家开具证明的公司上班,且不同意就状告公司,由于该公司的行为涉及提供虚假的民事证据等问题,最终给了5万多元才将此事私了。

所以,无论何时何地,当别人要求你公司加盖公章、签名时,请提醒自己这个真的没有任何风险吗?我是否应该咨询一下自己的法律顾问有无风险?


二、将公司签章分类管理,将高效与安全有机统一

我们讲公司不只有一个签章,而每一个印章所代表的法律含义及用途是不一样的,并不是每一个印章都要像公司的唯一标志——公章——那样严加管控,否则日常运营管理会有很大麻烦,尤其是稍具规模的公司。

公章——公司唯一标志性印章,无论何种文件,只要加盖了该公章则其应承担的法律责任是肯定的,没有合法的理由难以辩解。

合同专用章——主要用于公司业务往来等需签订合同时使用,该章的管控仅次于公章的地位,亦应该严加管控。

人力资源部专用章、劳动合同专用章——主要用于劳动用工管理、劳动合同及相关管理协议的签订等,盖章的管控应严格明确人力资源部经理及相应直接持有该章的工作人员的保管义务及相应的法律责任,否则很可能使得企业陷入大量的劳资纠纷之中。

财务专用章——该章的管控相对来说较为简单,因为财务人员的法律意识相对较高,且考取从业资格时都有相应的法律法规之学习,只要有确定又谁掌控印章即可。但同时,若使用盖章的人员职业道德有问题的话,则很可能出现大的问题,所以建议公司选财务一定要那种直性子、没有太多弯弯绕,哪怕他有时顶撞你那他都是在为公司好,如果财务是一个老油条的话,那你得悠着点了。

所以在订立公司规章制度时,要严格区分不同的印章所使用的范围、报批的流程、直接掌管该印章人的审查义务、及相应的法律责任。让每个人知道如何快捷高效地加盖印章,同时使得掌管印章的人要熟悉审查哪些审批手续和内容,更要其明白自己的责任重大及随意的法律后果很严重。


三、印章的销毁与丢失后的处理

当我们的印章需要销毁或丢失后重新雕刻,我们应该如何处理呢?

首先,公章的销毁最好报股东会处理,销毁时应严格按照销毁程序多人见证的情况下当场销毁,以免某人私自留有印章,小企业最好为老板自己亲自销毁。销毁后最好进行登报申明销毁情况。如能做的再细一点,可以将该销毁信息发出相关函件告知与自己有业务往来的公司或个人。

其次,当公章丢失后,我们最好严格按照下列程序来操作:

第一、法定代表人要带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明

第二、持报案证明原件及复印件;工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明,声明公章作废。

第三、自登报起公示三天后,法定代表人需亲自办理。持整张挂失报纸;工商营业执照副本原件、复印件;法定代表人身份证原件及复印件(身份证需正反面复印);法定代表人拟写并签名的丢失公章说明材料(需详细写明公章丢失的原因时间地点、报案的时间地点、登报声明的时间和登报所在的版面)。

第四、拿着相关证明到合法刻章点重刻新章。

第五、拿新章到银行等重要联络点办理新公章预留备案手续

回到开篇的警醒案例,如果公司对公章的管控、销毁程序够严格,那林某很难随意就拿到公司的印章,更不可能在让其销毁后还能留存原有印章;如果当时该新型材料公司有登报公示原来公章作废的消息,则一审法院就不能如此下达判决书了

当然这些假设是不可能的,时空不可能再次回到过去,法律也不可能再给企业家更多的机会,所以我们作为企业主一定要在事前留意、防范各类风险,以免一着不慎满盘皆输!

 

201682日星期二

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